Enjeux de la clôture de projet
1/ Eviter d’être sollicité sur des sujets qui sont terminés et sur lesquels il n’y a plus aucune action de Delivery.
2/ S’assurer que tout est en ordre avant de quitter le navire pour d’autres aventures.
3/ Limiter le nombre de codes projets et faciliter le suivi global des activités en cours.
Clôture financière
Action #1 : Verrouiller le projet
Dans l’outil de gestion du projet, passer le projet en “Inactif”, de sorte à empêcher toute nouvelle imputation. Cela doit être effectué par le pilote de projet lorsque le projet est terminé et validé comme tel par un Procès-Verbal client.
Action #2 : Supprimer le RAF
Le Reste-A-Faire (RAF) est censé être nul lorsque le projet est terminé, puisqu’il n’y a plus aucune charge à consacrer dans ce contexte. Le pilote de projet effectue l’opération de remise à 0 du RAF.
Action #3 : Fermer le projet
Lorsque les actions #1 et #2 sont réalisées, et les FAE/PCA et FNP/CCA équilibrés (voir ci-après), le contrôle de gestion propose au pilote de projet de fermer définitivement le projet.
Définition de : FAE/PCA
Sont comparés ici le montant total des factures émises à l’attention des clients et le montant du chiffre d’affaire (CA) produit et valorisé.
Cas 1 > le CA est supérieur à la facturation émise
Nous faisons face à une Facture A Emettre (FAE)
- Le prestataire de service avance de la trésorerie au client, à l’instar d’une banque, ce qu’il faut éviter.
- C’est un risque : une FAE peut être toxique et la facture de n’être jamais émise.
- Les FAE sont censées être apurées dans le temps : y a-t-il un défaut de suivi ?
- L’historique peut être difficile à reconstituer pour faire valoir ses droits.
Cas 2 > le CA (Chiffre d’affaire) est inférieur à la facturation émise
Nous observons un Produit Constaté d’Avance (PCA)
- Situation idéale pour le prestataire du point de vue de la trésorerie.
- La production passée est couverte, et même une partie de celle à venir.
- Le PCA ne constitue pas une marge : il couvre une production à venir.
Définition de : FNP/CCA
Sont comparés ici le montant total de la sous-traitance (SST) prévu dans l’outil de gestion financière et le montant des factures reçues de la part des sous-traitants.
Cas 1 > la SST dans l’outil de gestion financière est supérieure à la facturation reçue
Nous faisons face à une Facture Non Parvenue (FNP)
- Le sous-traitant a produit, mais n’a pas envoyé la totalité de ses factures
- Le sous-traitant a effectué une erreur dans le montant d’une facture
- Une provision de coût est passée sur le projet tous les mois jusqu’à réception
- Le délai d’attente d’une facture fournisseur est de 3 ans avant de libérer la FNP
Cas 2 > la SST dans l’outil de gestion financière est inférieure à la facturation reçue
Nous observons une Charge Constatée d’Avance (CCA)
- Il y a potentiellement une erreur de surfacturation du fournisseur
- Il y a potentiellement une erreur de saisie de la Sous Traitance dans l’outil de suivi financier
- Il y a potentiellement une extension de la Sous Traitance non encore répercutée dans dans l’outil de suivi financier
Condition sine qua none #1 : Ni FAE, ni PCA
S’il reste une FAE ou un PCA, il faut équilibrer. Plusieurs possibilités : renvoyer une facture oubliée, vérifier les transferts de facturation entre codes projets (sans budget associé), provisionner/valoriser si le budget est excédentaire à raison ou dévaloriser en dernier recours le CA (perte).
Condition sine qua none #2 : Factures Payées
En cas d’impayé, l’Administration Des Ventes (ADV) doit être sollicitée pour vérifier le lettrage. A défaut le pilote de projet (chef de projet , directeur de projet, etc.) doit a minima pouvoir expliquer voire débloquer la situation (désaccord/litige, problème de comptabilité client, égarement de facture, etc.).
Condition sine qua none #3 : Ni FNP, ni CCA
S’il y a un décalage, la première étape consiste à vérifier si la mission en sous-traitance est terminée. Si FNP il y a, il faut se rapprocher du fournisseur. Si CCA il y a, il faut en identifier la cause. Le contrôle de gestion apporte son soutien dans la démarche et la prise d’actions correctives.
Clôture delivery
Action #1 : Valider la fin de projet
Le projet est terminé, mais il est préférable d’entériner cet état de fait. Un écrit est donc fortement recommandé : un Procès-Verbal de fin de projet ou un email de confirmation du client remplissent cette fonction. C’est d’autant plus important qu’une facture de solde peut en dépendre.
Action #2 : Mesurer la satisfaction
La fin d’un projet est l’occasion de mesurer la satisfaction du client mais également celle de l’équipe projet. La mesure de la satisfaction est requise quelle que soit la perception, positive ou négative, autour du projet : elle permettra de s’améliorer dans tous les cas.
Action #3 : Permettre la communication
L’accord du client est nécessaire pour pouvoir communiquer autour de la prestation effectuée pour lui, citer sa marque et afficher son logo. Le pilote de projet lui demandera son autorisation par écrit et il la transmettra au service communication du groupe (qui a des modèles si besoin).
Action #4 : Faire un RetEx (Retour d’expérience)
Qu’est ce qui s’est bien déroulé sur le projet ? Qu’est ce qui a manqué ou doit être envisagé d’une autre manière dans le futur ? Une instance de Retour d’Expérience permettra aux acteurs de partager et consolider leurs retours. Deux RetEx sont recommandés : l’un en interne, l’autre avec le client.
Action #5 : Ranger la chambre
Le projet est terminé mais sa vie numérique perdure dans les outils, les serveurs et les PC. Il est donc temps de regrouper les documents produits dans une arborescence de dossiers unique, en veillant au nommage, à la datation, à ne rien oublier. Cette archive pourra être utile à posteriori.
Action #6 : Transmettre le patrimoine
Dans certains cas, le prestataire de service n’est pas autorisé à détenir le code source du produit et il lui est interdit de conserver les constituants documentaires du projet : l’ensemble doit être transmis au client puis supprimé en interne. C’est d’autant plus important dans une logique de certification ISO.
Action #7 : Amplifier
Si le projet présente un intérêt stratégique, s’il se distingue par une originalité, si le client est renommé, alors peut-être qu’il intéressera la communication groupe : communiqué de presse, article de blog, d’Intranet, sujet de newsletter, … Contactez le service communication pour vous en assurer.
Action #8 : Référencer
En renseignant les données essentielles du projet et en le décrivant au travers de quelques lignes, le pilote de projet peut en inspirer d’autres et contribuer à valoriser l’expertise de l’entreprise, lors d’Avant-Ventes notamment.
Action #9 : Partager
Informer le management Delivery de la fin du projet est l’opportunité d’acter une éventuelle action de sensibilisation au projet : une production de business case, une présentation à la communauté Delivery, une intervention dans un contexte d’Avant-Vente, etc.
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