“Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression”
Coco Chanel
Qu’est-ce qu’un kick-off ?
Il s’agit d’une réunion de lancement d’un projet. Instance indispensable dans toute méthodologie de gestion de projet, il s’agit d’un départ à ne pas négliger et déterminant pour le succès du projet.
C’est l’occasion d’effectuer une revue des enjeux, des objectifs, du plan d’action, du planning du projet, des échéances, du budget, des contraintes métiers, des risques, des bonnes pratiques d’organisation et de communication, des livrables ainsi que des instances de gouvernance.
Principaux bénéfices du kick-off projet
Établir un lien de confiance
Entre le responsable du projet (chef du projet et/ou directeur de projet), l’équipe projet et les parties prenantes. Un Kick-off bien préparé et bien mené met de suite en confiance les parties prenantes. C’est aussi l’occasion d’échanger de manière formelle et informelle avec le client et d’autres parties prenantes, avant de faire face aux éternelles difficultés et imprévues.
Renforcer le moral et la motivation de l’équipe
La réunion de lancement projet explique où on doit collectivement aller, pourquoi il faut y aller et comment on prévoit de le faire. Avoir ce niveau d’information rassure les membres de l’équipe projet, et les fédère autour d’un objectif commun.
Faire une revue des risques identifiés
Les risques identifiés par le prestataire de service lors de l’avant-vente sont présentés en séance, avec le plan d’actions associé pour mitiger voire supprimer ce risque. S’assure qu’il n’y ait pas d’autres risques identifiés par les parties prenantes.
Aligner la vision
Tous les éléments du projet sont passés en revue et sont validés en séance, par l’ensemble des acteurs autour de la table. A la fin de la réunion, chacun a la même vision du projet, de ses enjeux, de ses objectifs et de la manière de les atteindre.
Le Kick-off permet de valider une dernière fois avec le commanditaire du projet les enjeux, les attentes et les objectifs.
Valider les séquences du projet
Le kick-off permet de s’assurer que le planification du projet est cohérente avec les attentes du client et ses contraintes métiers : le planning, le découpage, les échéances, les interdépendances, etc. Les différentes instances de gouvernance sont actées et planifiées.
Répondre aux interrogations des parties prenantes
Le kick-off est l’occasion de répondre à toutes les questions des parties prenantes, du client, des utilisateurs finaux. Tout doit être limpide pour l’ensemble des participants. Les craintes et les doutes éventuels sont dissipés par la même occasion.
Quand planifier le Kick-off ?
Le Kick-off doit être planifié le plus tôt possible dans le projet, par le responsable du projet, dès lors qu’il dispose des informations nécessaires et suffisantes pour le préparer.
L’idéal est de planifier le Kick-off avant les actions techniques et opérationnelles.
Il est recommandé de le planifier 1 à 2 semaines après avoir été officiellement nommé chef de projet et/ou directeur de projet sur ce dossier ce qui laisse le temps de bien préparer la réunion.
Kick-off en présentiel ou à distance ?
Le Kick-off peut se tenir aussi bien en présentiel qu’à distance en visioconférence.
Il est recommande toutefois, en tant que responsable de projet, de rencontrer physiquement le client. C’est l’occasion de créer du lien et d’établir une relation de confiance.
Les membres de l’équipe projet ainsi que les autres parties prenantes peuvent quant à eux rester en visioconférence si cela leur facilite la vie.
2 types de kick-off
Le kick-off projet interne
Cette réunion réunit le responsable de projet (Directeur de projet et/ou chef de projet), tous les membres de l’équipe projet, les prestataires, les fournisseurs et partenaires, afin de discuter de comment ils vont s’organiser ensemble en groupement pour répondre au besoin du client.
Cette réunion interne a généralement lieu avant le Kick-off officiel avec le client. Il s’agit d’une réunion préparatoire ou un point de synchronisation pour caler les derniers détails avant la réunion de lancement avec le client.
Le kick-off projet externe
Il s’agit de la réunion de lancement officielle. Sont conviés le responsable de projet (Directeur de projet et/ou chef de projet), le client, les parties prenantes, les représentants des fournisseurs et partenaires, ainsi que les représentants des utilisateurs finaux et/ou des services métiers côté client.
Qui inviter au kick-off ?
Le Kick-off doit réunir à minima le responsable de projet, le client, ainsi que toutes autres parties prenantes dont la présence est nécessaire ou souhaitée.
En fonction du type de projet, il peut s’agir d’experts techniques, de partenaires, de prestataires, de représentants des services métiers clients, d’utilisateurs finaux, etc…
L’ordre du jour du kick-off
1. Tour de table de présentation
2. Présentation du projet: contexte et enjeux
3. Présentation détaillée du périmètre du projet
4. Objectifs et KPI
5. Présentation des parties prenantes
6. Présentation de l’équipe projet et des rôles
7. Présentation des instances de gouvernance
8. Présentation des informations clefs:
- Planning,
- Livrables,
- Moyens,
- Budget,
- Risques du projet
9. Question / Réponses
10. Prochaines réunions prévues
Les participants au kick-off projet
| Acteurs Projet |
Participation au Kick-off interne |
Participation au Kick-off externe |
Présence sur site |
|---|---|---|---|
| Directeur de projet | Obligatoire | Obligatoire | De préférence en présentiel |
| Chef de projet | Obligatoire | Obligatoire | De préférence en présentiel |
| Ingénieur d’affaire / Commercial | Obligatoire | Obligatoire | Présentiel ou Visioconférence |
| Membres de l’équipe projet | Obligatoire | Facultatif, dépend du nombre de participants | Présentiel ou Visioconférence |
| Fournisseurs / Sous-traitants / Partenaires | Obligatoire | Recommandé. ça dépend de leur périmètre et de l’impact vu par le client | Présentiel ou Visioconférence |
| Delivery Manager | Facultatif | Non | Visioconférence |
| Business Unit Manager | Facultatif | Non | Visioconférence |
| Client | Non | Obligatoire | De préférence en présentiel |
| Utilisateurs finaux | Non | Recommandé d’avoir un représentant | Présentiel ou Visioconférence |
| Services métiers client | Non | Facultatif, ça dépend du projet | Visioconférence, pour des questions de disponibilité et de logistique |
| Parties prenantes | Non | Recommandé, ça dépend du projet | Visioconférence, pour des questions de disponibilité et de logistique |
Les 12 erreurs à éviter lors du kick-off meeting du projet
❌ Manque de préparation
Le client doit vous sentir préparé et confiant. Il ne doit pas avoir l’impression que vous débarquez et que vous découvrez le sujet en séance avec lui.
❌ Planifier le Kick-off plusieurs semaines après le démarrage
Le Kick-off aide à clarifier les objectifs, définit la manière de fonctionner de l’équipe projet et la manière dont la collaboration s’effectue avec les parties prenantes. Il impose le tempo pour la suite du projet. Il est recommandé de planifier la réunion 1 à 2 semaines après le lancement du projet.
❌ Inviter la terre entière
Plus vous invitez de monde, plus la réunion risque d’être chaotique. Comme toute réunion. Sans compter les problématiques organisationnelles et logistiques que ça engendre. Limitez les participants à 10-15 grand maximum, et tirez parti de la visioconférence, pour les intervenants ponctuels.
❌ Zapper le tour de table
Avant de rentrer dans le détail du projet, un tour de table est bénéfique pour faire connaissance, savoir à qui on s’adresse, et définir clairement les rôles et responsabilités de chacun.
❌ Oublier de rappeler les enjeux et le contexte du projet
Le contexte du projet influence les objectifs souhaités, le plan d’action, le calendrier projet. Oublier d’en parler, c’est oublier de donner du sens à son projet.
❌ Présenter un planning tout sauf réaliste
Le planning présente les étapes-clés et les jalons du projet. Néanmoins, il doit être réalisable, et correspondre aux attentes du client.
❌ Passer à côté de certaines demandes et attentes du client
Prendre le temps de lire et relire la demande du client pour être certain de répondre à l’ensemble des demandes. En effet, il n’y a rien de pire que de se faire rappeler à l’ordre par le client surtout au lancement.
❌ Ne pas planifier les points d’avancement futurs
Les acteurs réunis autour de la table sont ceux qui participeront aux comités de pilotage, comités projet et autres ateliers fonctionnels et techniques. Ce serait une erreur de ne pas profiter de la réunion de lancement pour en discuter.
❌ Oublier de mentionner les risques et contraintes du projet
Les risques sont inhérents à tout projet. Prenez le temps de faire un focus sur les risques lors de la réunion de lancement.
❌ Prendre un engagement à la volée sans s’assurer qu’il puisse être tenu
Attention aux engagements pris trop facilement. Tenez tous les engagements pris en réunion de lancement. Cela établira une relation de confiance entre vous et votre client.
❌ Oublier de se relire
Ne laissez pas de fautes grossières dans votre support de présentation PowerPoint. Relisez-vous, et vérifiez que les informations inscrites sont bien cohérentes. Sinon, vous perdrez en crédibilité et donc en confiance.
❌ Ne pas envoyer de support et compte-rendu de réunion
Le compte-rendu est indispensable à toutes les réunions projet. Le Kick-off n’y fait pas exception. Il doit rappeler tout ce qui a été dit en séance, ainsi que les décisions prises. A noter que les délais d’envoi de support et de compte-rendu peuvent être contractuels et soumis à pénalité. Il est recommandé d’envoyer le compte-rendu sous 24 à 48 heures maximum.
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