“Nous devons procéder à notre propre examen avant de passer à celui des tâches que nous allons entreprendre”
Sénèque
Qu’est ce que le Check-Up ?
L’activité de check-up permet de mesurer l’état de santé du projet.
Elle donne un éclairage plus large à toutes les dimensions qui concourent au succès du projet.
Cette activité est actée au niveau Delivery Management par un Delivery Manager ou le Delivery Excellence de l’entreprise.
Cette activité est opérée par le DM, qui s’attachera à :
- Valider les aspects contractuels encadrant l’engagement
- Confirmer la mise en place du plan projet adéquat
- Confirmer la bonne production des documents structurants : PAQ, PAS, etc.
- Passer en revue les livrables métiers : planning, matrices, etc.
- Vérifier la bonne tenue des instances de gouvernance prévues et leurs modalités
- Confirmer l’effectivité des processus actés à l’initial : risques, décisions, etc.
- Contrôler la mise en place des outils de mesures des KPI et de suivi des SLA
- S’assurer de la bonne relation et de la coordination des parties-prenantes du projet
- Valider la mise en œuvre de la stratégie de tests et la validation de conformité
- Passer en revue les pratiques et outils utilisés garantissant une sécurité optimale
- Vérifier l’adéquation entre le dispositif mis en place et la réalité terrain
- Recueillir les retours des membres de l’équipe projet et évaluer leur satisfaction
1/ Planifier et préparer le check-up
Le check-up doit réunir à minima le responsable de projet, l’Account Manager, le Delivery Manager ainsi que toutes autres parties prenantes dont la présence est nécessaire ou souhaitée.
Selon la typologie du projet et son mode d’engagement, un check-up est diligenté à minima une fois dans les 1 à 2 mois suivant le démarrage du projet, et à renouveler en cas de bilan insuffisant ou en cas d’insatisfaction client.
Le questionnaire d’évaluation de la santé du projet est transmis en pièce jointe de l’invitation. Il permet au responsable du projet de faire une auto-évaluation sur la situation du projet.
Le questionnaire doit être transmis au Delivery Manager 24h avant la réunion accompagné des documents structurants :
- Le contrat
- Le PAQ et ses process clefs (changement, risques, test, communication, etc.)
- Les procès-Verbaux de validation
- Le compte-rendu des derniers comités (pilotage et projet)
- Les contrats de sous-traitance et PAQ associés
- Les tableaux de bord du projet (Compte Rendu Hebdomadaire)
- Les KPI pour la gestion des phases de test (TU, TI, UAT, VABF, VABE, VSR)
Le Delivery Manager précisera tout autre document dont la présence est nécessaire pour mener le check-up.
2/ Mener le check-up
Sur la base de l’auto-évaluation faite par le responsable du projet, le Delivery Manager analyse les données projet, mène une phase d’investigation personnalisée avec le responsable projet pour mieux cerner:
- les points forts.
- les points d’attention.
- les éléments à risque.
L’ensemble de ces points d’attention fait l’objet, en sortie, d’une appréciation ainsi que d’un plan d’actions circonstancié visant à adresser tout manquement et/ou à contribuer à l’amélioration continue dans le cadre du projet.
3/ Suivre les actions suite au checkup
La mise en œuvre des actions est à la charge du responsable du projet et doit être suivi lors des points hebdo CP/DP.
Il incombe à l’équipe de pilotage de mettre en place les pratiques manquantes sur les projets avec l’aide du Delivery Manager au besoin et sur demande.
Un point pourra être demandé par le Delivery Manager à tout moment afin de s’assurer du bon suivi des actions
Conseils pour un checkup réussi
- Même les bons projets ne sont pas au “vert” sur tous les items. Toutefois, les bons projets sont toujours gérés de manière prévisionnelle.
- Les risques et les opportunités sont rapidement identifiés, gérés et les actions d’atténuation sont toujours entreprises à temps.
- Les mauvais projets ont souvent un ou plusieurs leviers qui passent au “rouge” très tôt et le restent.
- Le Check-Up doit rester un process simple de vérification proactive. Il s’agit d’un outil de communication et de collaboration qui fournit un point de vue élevé sur les dimensions critiques d’un projet.
- La principale cause à l’origine de la plupart des symptômes est la difficulté à ” Impliquer les organisations dans la réussite du projet “.
- En moyenne, il faut 1,5 mois pour améliorer la santé d’un projet. Le temps pour vous de planifier un nouveau Check-Up.
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