Checklist pour démarrer correctement ton projet

Sommaire

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Agilité:

1. S'approprier le projet
2. Créer le projet dans l'outil de suivi adopté par l'entreprise
3. Créer le partage documentaire
4. Mettre en place les outils projet
5. Organiser et planifier le projet
6. Suivre les risques
7. Réviser les charges et planning
8. Préparer les kick-offs

Agilité:

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1. S’approprier le projet

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Action	Activités	Commentaire
Récupérer le dossier d’Avant-Vente	RFP et/ou cahier des charges Référentiel des exigences Proposition commerciale Estimation et plan de charges Phasing et planning Matrice des risques Budget dont marge cible et provisions Organisation Modèle d’engagement (forfait, régie, etc.)	L’équipe Avant-Vente s’assurera de la bonne consolidation des informations et documents utiles. Le Bid Manager peut être sollicité à ces fins.
Prendre connaissance du contexte	Par échanges avec l’équipe Avant-Vente : Contexte client/projet Personnalité des acteurs Power-map Retours sur soutenance Enseignements informels	Un point d’alignement est à organiser entre les équipes d’avant-vente et les équipes projet au plus tôt après la décision du client : toute information chaude, même subjective, peut être d’une aide précieuse.
S’approprier des documents contractuels	CCTP (Le cahier des clauses techniques particulières) ou contrat signé avec le client Procédures (recette, garantie, ramp-up/down, etc.) Niveau de service (SLA) Indicateurs de succès (KPI) Pénalités potentielles Plan d’Assurance Qualité (PAQ) Plan d’Assurance Sécurité (PAS) Plan Projet (PP) Modèles de documents	Le contrat doit être impérativement signé avant le démarrage effectif du projet. Dans le cas contraire (LOI ou dérogation formelle), le pilote de projet doit se rapprocher du responsable commercial pour sécuriser le démarrage. Si les documents requis (p. ex. PAQ ou PAS) ne sont pas disponibles, leur production doit être planifiée sans tarder.
Impliquer le Legal	S’il n’y a ni contrat, ni LOI ou dérogation formelle Pour s’assurer de la mise en œuvre RGPD
Analyse les RetEx des projets similaires	Par échanges avec les autres équipe projets (DM, DP et CP) : RetEx (feedback) et Bilans projets Check-ups projets Productions analogues Recherche de projets similaires dans la base de données ou l’archive.

2. Créer le projet dans l’outil de suivi adopté par l’entreprise

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Action	Activités	Commentaire
Demander la création du projet dans l’outil de suivi	S’adresser au Directeur de projet ou manager signataire autorisé	L’ensemble des informations doit être dument renseigné.
Vérifier et répartir le budget	Valider les budgets avec les différents managers Vérifier le mode de répartition des budgets	La répartition entre les Buisness Unit peut être fixe ou au prorata.
Donner les droits aux collaborateurs	S’assurer que l’ensemble des membres de l’équipe projet a les droits nécessaires dans l’outil	Informer l’équipe projet et lui rappeler les bonnes pratiques d’usage.

3. Créer le partage documentaire

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Action	Activités	Commentaire
Créer les répertoires documentaires	S’assurer de l’accès des collaborateurs aux dossiers dans les outils : SharePoint, Confluence, GitLab, etc. Créer l’arborescence de dossiers dans les outils	Informer l’équipe projet et lui communiquer les bonnes pratiques d’usage.

4. Mettre en place les outils projet

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Action	Activités	Commentaire
Définir les outils utilisés pour le projet	Selon le projet considéré : Outil de pilotage (suivi, métriques, reporting, etc.) Outil de tests (selon stratégie de tests) Outil de suivi des charges Outil de suivi des livrables	Jira, Azure DevOps, etc.
Initialiser le projet dans l’outil de gestion	Créer le projet dans l’outil Configurer le projet Affecter les droits aux utilisateurs identifiés Créer les tâches selon les charges prédéfinies Les affecter aux collaborateurs/profils de coûts Initialiser les KPI dans l’outil	Se référer aux charges et profils vendus au titre de l’Avant-Vente pour renseigner l’outil de gestion ( Azure DevOps, etc.).
Configurer l’outil de ticketing	Définir le ou les outils utilisés pour le suivi des anomalies et incidents, des demandes de changement, des demandes client.s Mettre en place les tableaux de bord de mesure selon les KPI à monitorer. Créer le projet dans les outils de ticketing Affecter les droits aux utilisateurs identifiés	L’on privilégiera l’outil de ticketing JIRA , et son module EazyBI pour le monitoring. Si l’outil de ticketing est celui du client, des tableaux de bord doivent tout de même être mis en place (c’est un prérequis).
Configurer l’outil de tests	Définir l’outil utilisé pour la recette interne (conception et exécution) Créer le projet dans l’outil Donner (ou demander) les droits pour les utilisateurs concernés	L’outil utilisé est dépendant du contexte projet. Un outil client peut être privilégié.
Créer les environnements techniques	Créer les environnements techniques requis Gérer la configuration	Vérifier avec l’init DevOps.
Définir le référentiel documentaire	Définir le référentiel documentaire utilisé pour la documentation du projet (pilotage, fonctionnel, technique)	Les outils SharePoint et/ou Confluence.
Définir les canaux de communication	Définir les outils de communication, internes et avec les parties prenantes (client.s, fournisseur.s, autre.s) S’assurer de la présence des contacts dans les outils (annuaire, mailing-lists, invitations, etc.)	e.g: Teams, Skype, Google Meet. Bien prendre en considération le besoin de traçabilité et d’archivage des échanges.

5. Organiser et planifier le projet

Action	Activités	Commentaire
Révision des exigences	Revoir le référentiel des exigences adressées dans le cadre de l’Avant-Vente Identifier les exigences rejetées (exclusions) ou partiellement acceptées (sur hypothèses dimensionnantes et limitatives)	Le périmètre des exigences ne doit subir de modifications ultérieures sans analyse d’impacts : technique, budgétaire, etc.
Identifier les besoins en staffing	Déterminer l’équipe projet type à partir des profils et compétences identifiés en Avant-Vente Prendre en considération les remplacements éventuels, pour équilibrer la pyramide de l’équipe projet, palier à des profils manquants ou sous-évalués, anticiper des besoins additionnels, etc. à coûts/marges équivalents	Dans le cadre de projet volumineux, penser à identifier un responsable de gestion de configuration et planifier ses interventions.
Initialiser le plan de charges	A partir des charges identifiées en Avant-Vente, initialiser le plan de charge de manière à planifier les interventions des différents intervenants nécessaires dans le temps. Planifier également l’intervention des intervenants externes (architecte, expert technique, etc.) pour le support et les revues	Le plan de charges est un document strictement interne, qui doit être actualisé tout du long du projet.
Gérer le télétravail	Définir par site le nombre de jours de télétravail, ainsi que les rituels nécessitant la présence des équipes sur site. Adapter le rythme pour les nouveaux arrivants. Mettre en place un calendrier et un outil de supervision du télétravail	Au moins 1 jour par semaine de présence de toute l’équipe in situ.
Identifier les ressources	En fonction des planning d’intervention et des compétences requises, identifier les ressources à affecter au projet en s’adressant aux ressources managers des BU impliquées	Selon les ressources disponibles, le plan de charges peut être réactualisé ainsi que le budget et les marges.
Formations	Identifier les besoins en formations nécessaires Compléter le plan de formation Planifier les sessions de formation	Les formations sont idéalement anticipées et estimées en phase d’Avant-Vente.
Ressources matérielles et/ou logicielles	Dans le cadre de ressources matérielle et/ou logicielles spécifiques au projet, obtenir de l’IT les affectations et disponibilités. Dans le cadre d’un achat, impliquer le management dans le processus d’acquisition.	Valider avec l’IT les besoins exacts en terme de machines (ou VM), en précisant les attendus sur le système d’exploitation et les caractéristiques de la machine – prévoir à minima 3 semaines.
Conditions télétravail	S’assurer que les conditions sont réunies pour permettre le télétravail des membres de l’équipe projet : connexion Internet suffisante, moyen de communication alternatif, environnement dédié, caméra et microphone, etc.
Produits et licences	Recenser les besoins concernant les environnements de développement (postes client, serveur d’intégration, licences logicielles, ….) Recenser les produits à inclure dans le référentiel de configuration

6. Suivre les risques

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Action	Activités	Commentaire
Réviser les risques AVV	Initialiser les risque identifiés en Avant-Vente Les réviser dans l’outil de suivi des risques Les compléter le cas échéant
Réviser le plan d’actions AVV	Passer en revue les actions préventives et/ou correctives identifiées en Avant-Vente, et identifier les éventuelles nouvelles actions	Pour chaque actions, remonter la provision pour risque et la saisir dans l’outil de suivi de charges
Planifier le suivi des risques	Planifier les instances de revues des risques et plan d’actions	Se caler sur les instances de gouvernance projet (Comté Projet, Comité Pilotage, etc.)
Reporter les risques télétravail	Initialiser les risques identifiés, les réviser dans l’outil

7. Réviser les charges et planning

Action	Activités	Commentaire
Formaliser la liste des livrables	Renseigner l’outil de suivi des livrables	Outils SharePoint, Confluence, GitLab, etc.
Réviser l’estimation Avant-Vente et la valider	En tenant compte des ressources affectées, de la liste des livrables révisée, des formations planifiées et des provisions pour risques identifiées, réviser l’estimation budgétaire produite en Avant-Vente et la marge cible associée	Dans le cas d’écarts impactant les objectifs projet (marge, jalons, périmètre, etc.), définir un plan d’actions ou valider des nouveaux objectifs avec le management.
Réviser le planning	Réviser le planning en fonction des nouveaux éléments (ressources, charges, risques, etc.) Planifier les instances de gouvernance et rituels projet	Les différents acteurs (fournisseurs, client, prestataires, …) sont consultés pour la révision du planning.
Mettre à jour le plan de charges	Selon le planning du projet, mettre à jour le plan de charges du projet
Alimenter l’outil de suvi des charges	Créer le projet dans l’outil de suivi des charge et financier Mettre le TJM cible prévu en Avant-Vente	Outil de suivi des charges
Initialiser les outils de suivi	Créer le référentiel d’exigences (Backlog, …) dans l’outil Jira Créer et affecter les tâches de suivi (charges, provisions, etc.) Créer les jalons, itérations, lots, sprints, etc.

8. Préparer les kick-offs

Action	Activités	Commentaire
Kick-off client	L’objectif de cette réunion de lancement est de valider avec le client le projet dans sa globalité et l’organisation mise en place sur ce projet
Compléter le Plan d’Assurance Qualité	Mettre à jour si besoin le PAQ au regard d’éléments nouveaux, pour s’approcher autant que possible d’une version finale	Le PAQ doit idéalement être partageable au client en même temps que le compte-rendu de la réunion de lancement
Kick-off interne	L’objectif de cette réunion est de présenter à toute l’équipe le projet dans sa globalité et l’organisation mise en place sur ce projet

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