80% du temps de 80% des participants à une réunion est perdu
La loi de Bartleby – The Economist 2020
52% des réunions ne sont pas productives
Etude OpinionWay 2017
52 minutes : c’est le temps d’attention moyen des participants à une réunion
Etude Wisembly/Ifop 2018
Voici les 7 étapes pour gérer les réunions de façon efficace : appliquez-les sans modération.
Planification de réunions
Une réunion, qu’elle soit physique ou virtuelle, nécessite une invitation préalable spécifiant clairement les horaires, l’objectif, le lieu (avec salle désignée et/ou lien Teams), ainsi que l’ordre du jour.
L’objectif doit être précis et justifier la participation active des invités, et la durée doit être adaptée à cet objectif.
Préparation avant réunion
La préparation du contenu est primordiale. L’organisateur doit préparer tout support de présentation nécessaire et partager ces éléments avec les participants avant la réunion, si possible.
En cas de réunion interactive, les participants doivent également se préparer en relisant les documents fournis, notant les points à discuter, et réfléchissant à des suggestions afin de focaliser la réunion sur les points essentiels.
Concernant la préparation technique, la salle doit être prête à temps, avec le matériel nécessaire fonctionnel (chaises, câbles, microphones, haut-parleurs, etc.). Tout retard dû à des problèmes logistiques réduit la durée effective de la réunion.
Objectifs de la réunion
Une réunion doit avoir un objectif clair et précis :
- prendre une décision.
- élaborer un plan d’action.
- informer.
- partager un état d’avancement.
- fédérer autour des prochaines étapes.
Cet objectif doit justifier la présence et l’attention des participants dès le départ, évitant ainsi toute remise en question de l’utilité de la réunion par la suite.
Animation efficace de la réunion
Pour favoriser des échanges fluides et une intelligence collective, il est recommandé de rappeler les règles suivantes :
- Limiter l’usage du téléphone, même pour les participants multi-tâches.
- Utiliser l’ordinateur uniquement lorsque c’est strictement nécessaire.
- Éviter les distractions telles que les carnets à dessin.
- Maîtriser le temps alloué à chaque point de discussion.
- Limiter les digressions autant que possible.
- Activer la caméra lors des réunions à distance.
La concentration des participants témoigne de leur intérêt pour l’objet de la réunion et constitue un signe de respect envers les autres participants, notamment l’organisateur.
Il est essentiel de donner la parole à chacun de manière disciplinée, en veillant à ce que personne ne monopolise les échanges au détriment du groupe. L’animateur doit permettre l’expression de tous, y compris des plus réservés, tout en veillant à ce que les échanges servent l’objectif de la réunion.
Une attitude courtoise, respectueuse et ouverte d’esprit est primordiale, ce qui implique :
- Ne pas interrompre les autres.
- Ne pas dénigrer les interventions des autres participants.
- Respecter l’ordre de prise de parole.
- Respecter les décisions de l’animateur lorsqu’il arbitre les échanges.
Il est également important de recentrer les discussions si elles dérivent, en minimisant les relances et en évitant les débats d’experts ou les objections hors de propos.
Prise de décisions décisive
Une réunion doit être efficace. Les participants ayant le pouvoir de décision ou un droit de veto doivent être présents.
En leur absence, il est probable qu’une réunion similaire doive être replanifiée pour prendre la décision attendue. Ce doublement ne fait qu’engendrer une perte de temps (et d’argent). Il est préférable d’annuler une réunion lorsque les conditions nécessaires ne sont pas réunies.
Suivi post-réunion
Une réunion sans compte-rendu est inefficace, de même qu’un compte-rendu sans plan d’actions laisse penser que la réunion n’a pas été productive.
Le compte-rendu doit résumer les points discutés, les questions en suspens, et présenter une liste claire et détaillée des actions à entreprendre, avec des noms et des dates. Il est également important de joindre la dernière version des documents partagés au compte-rendu.
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