“Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite”
Henry Ford
Qu’est-ce qu’une partie prenante ?
Les parties prenantes d’un projet comprennent toutes les personnes, groupes ou entités impliqués dans le projet ou pouvant être impactés par ses décisions, activités ou résultats, qu’ils soient internes ou externes.
Les principales parties prenantes d’un projet incluent généralement :
- le sponsor client
- le chef de projet
- l’équipe projet
- les managers des organisations concernées
- les représentants des métiers impliqués
- les utilisateurs finaux ou leurs représentants.
En outre, peuvent également être considérés comme parties prenantes :
- les partenaires (comme les éditeurs)
- les fonctions de support (telles que la direction juridique)
- les experts externes (comme les auditeurs)
- les sous-traitants (potentiellement concurrents)
- les fournisseurs (par exemple de logiciels)
- tout autre acteur pertinent pour le projet dans son écosystème spécifique.
Identifier les parties prenantes
Effectivement, dans la mesure où un projet est une aventure humaine, le pilote de projet doit avoir une compréhension approfondie des personnes impliquées.
Il doit non seulement identifier toutes les parties prenantes, mais également comprendre leur degré de :
- participation
- interdépendance
- influence sur la réussite du projet.
Il est rare que les intérêts individuels de toutes les parties prenantes soient parfaitement alignés avec l’intérêt général du projet.
Par conséquent, le pilote de projet doit comprendre les dynamiques et les logiques de pouvoir et d’influence qui opèrent au sein de l’écosystème du projet, qu’elles soient bénéfiques ou non.
D’autre part, il doit également identifier les parties prenantes dont l’impact sur le projet est positif et sur lesquelles il peut s’appuyer pour atteindre les objectifs fixés.
Pour visualiser clairement la diversité des forces en présence, il est nécessaire de produire une cartographie des parties prenantes.
Cette cartographie prend en compte trois dimensions principales :
- La distance par rapport au projet : elle évalue le degré d’implication de chaque partie prenante dans le projet.
- Le pouvoir : elle mesure dans quelle mesure chaque partie prenante influence le projet.
- L’intérêt : elle détermine les attentes et les préoccupations de chaque partie prenante à l’égard du projet.
Cette cartographie des parties prenantes est dynamique : elle doit être régulièrement mise à jour et révisée pour refléter les évolutions et les changements dans l’écosystème du projet.
La communication
La communication est un :
- échange d’informations
- intentionnel ou non
- pouvant se dérouler de manière écrite ou orale
- formelle ou informelle
- directe ou à travers un média.
Elle peut revêtir diverses formes, telles que:
- une idée
- une instruction
- une émotion, sans nécessairement être exprimée verbalement.
Le pilote de projet a pour responsabilité majeure de transmettre les messages appropriés, au bon moment et de la manière la plus pertinente aux destinataires adéquats.
Cependant, plusieurs risques sont associés à la communication, tels que:
- l’incompréhension
- la mécompréhension
- l’interprétation erronée
- la dilution
- le détournement
- le cloisonnement.
Par conséquent, le pilote de projet doit veiller à :
- Avoir une clarté d’objectifs dans sa communication (la finalité de celle-ci).
- Sélectionner soigneusement son audience (qui reçoit le message et dans quel but).
- Adapter la tonalité et le niveau de détail en fonction de l’audience ciblée.
- Vérifier l’exactitude des informations transmises et préserver la crédibilité et le professionnalisme.
- Choisir le bon moyen et/ou canal de communication (téléphone, e-mail, réunion, etc.).
- Maintenir un rythme approprié et trouver le juste équilibre d’informations, en cohérence avec les objectifs.
- Être ouvert à remettre en question sa communication en fonction des retours reçus (ou de leur absence).
Le pilote de projet s’appuie sur la gouvernance du projet pour certains moments clés de communication, tant en amont qu’en aval des instances ou pour certains jalons.
Ces échéances sont prévisibles et font partie intégrante du plan de communication du projet par défaut.
Toutefois, une communication structurée et organisée ne suffit pas à elle seule à construire des relations solides avec les parties prenantes.
Le pilote de projet doit donc veiller à maintenir un équilibre approprié entre :
- La communication collective et individuelle.
- La communication officielle et confidentielle.
Zoom : la traçabilité des échanges
Il est important de privilégier l’écrit dans les échanges, car contrairement aux paroles, les écrits restent.
Sauf en cas de communication informelle “off“, il est recommandé d’opter pour des échanges écrits, et lorsqu’une communication orale est nécessaire, il est essentiel de consigner les informations dans un compte-rendu.
L’écrit offre une traçabilité et une objectivité essentielles en cas de désaccords ou de difficultés.
Dans le même esprit, il est préférable d’éviter les outils de communication synchrones tels que les messageries instantanées pour les échanges importants : l’utilisation de l’e-mail est à privilégier.
Quelques conseils
1: le support hiérarchique
Les parties prenantes d’un projet sont souvent hiérarchisées, partageant ainsi un point commun.
Le pilotage du chef de projet implique naturellement d’informer le management sur l’avancement et de le solliciter en cas d’escalade, comme dans une situation de crise.
Cependant, la présence du management peut également jouer un rôle de mitigation en cas de relations asymétriques ou complexes entre les parties prenantes du projet, en offrant réassurance, prise de recul ou arbitrages, par exemple.
Le chef de projet peut solliciter ce soutien tout au long du projet pour garantir son bon déroulement.
2: Ne pas franchir la ligne
Le principe inspiré des méthodes P&G (Procter & Gamble) est simple : l’écosystème projet est représenté sous forme d’un tableau.
Les lignes correspondent aux différentes strates hiérarchiques ou fonctionnelles du projet, tandis que les colonnes représentent les parties prenantes.
Chaque acteur est positionné dans la case qui lui correspond. Le DCL (Droit de Communication Latéral) énonce plusieurs règles : les acteurs ont le droit de communiquer avec les cases adjacentes, que ce soit verticalement ou horizontalement, mais ils ne peuvent pas le faire en diagonale ni en sautant des cases adjacentes.
Cette méthode peut être utilisée à diverses fins, telles que le cadrage de projet, le processus d’escalade, etc.
0 commentaires