Pourquoi une matrice RACI ?
Comme abordé dans l’article Gouvernance Projet la matrice RACI a pour vocation de préciser les rôles et responsabilités des parties prenantes d’un projet, le « Qui fait Quoi » et le « Qui est responsable de Quoi ».
L’utilité est double : il s’agit d’une part de poser le socle de la collaboration la plus claire et consensuelle que possible entre les parties prenantes dès le démarrage du projet et, d’autre part, de se prémunir des problématiques de responsabilités en cours de projet si celui-ci ne se déroule pas comme prévu.
La matrice RACI est un MUST HAVE, qui n’a de valeur sur un projet que si elle est validée formellement par le client !
Le QUI
Les parties prenantes d’un projet pouvant être des individus, des groupes ou des organismes (voir la page Gestion des Parties Prenantes), les rôles et responsabilités apparaissant dans la matrice sont définis en fonction de la hauteur de vue nécessaire.
A titre d’illustration, une matrice RACI macro pourra donner à voir les rôles et responsabilités des sociétés en présence sur un même projet.
Ce niveau d’information sera suffisant pour alimenter un contrat cadre de prestation qui, parce qu’il est englobant, ne rentrera pas dans le détail opérationnel.
A contrario, dans le cadre de la Delivery, l’on se doit de préciser les choses. Parce que la matrice RACI est un livrable de cadrage essentiel pour tout projet, il convient de produire un document qui spécifie les rôles et responsabilités des individus acteurs du projet en fonction de leurs profils.
Il est attendu du pilote de projet qu’il fournisse ce niveau de détail.
La matrice RACI porte sur :
- l’ensemble des acteurs impliqués sur le projet
- le prestataire de service
- le client et ses différentes entités
- les tierces parties
- les partenaires
- les fournisseurs
- toute personne qui contribue au projet
Le QUOI
En fonction du contexte, c’est-à-dire la finalité de la matrice proposée et la nature des parties prenantes, la granularité d’information sera plus ou moins fine pour détailler les périmètres de responsabilité des parties prenantes :
- Par domaines d’intervention lorsqu’il s’agit d’organismes
- Par activités lorsqu’il s’agit de groupes d’individus
- Par tâches lorsqu’il s’agit d’individus
Une société X pourra être en responsabilité de réaliser la conception fonctionnelle du projet Y tandis que le profil Business Analyst de la société X sera en responsabilité de produire les spécifications fonctionnelles détaillées du lot 1 dans le cadre de la conception fonctionnelle de ce même projet.
La granularité d’information est un facteur clef dans le cadre de la définition d’une matrice RACI, et elle doit être :
- Cohérente à l’échelle de la matrice, par l’étalonnage
- Structurée pour faciliter la lisibilité, par la catégorisation
- Sans équivoque, ni ambiguïté
Le COMMENT
La matrice RACI est un tableau présentant en abscisse les différentes parties prenantes du projet et en ordonnée les domaines d’intervention, activités et tâches.
Ces informations sont structurées et hiérarchisées. Au croisement, sont indiquées une ou des lettres : R, A, C et/ou I.
Chaque lettre de l’acronyme RACI correspond à un niveau de responsabilité spécifique :
R-esponsible
Les parties prenantes tagguées R, pour Responsible, sont celles qui réalisent l’action. Plusieurs parties prenantes peuvent être tagguées R sur une même ligne concernant un domaine d’intervention, une activité ou une tâche donnée.
A-ccountable
La partie prenante tagguée A, pour Accountable (ou Approver), est celle qui valide et et assume les conséquences en cas de défaillance du ou des R. Il n’y en a qu’une seule par ligne et elle peut cumuler une double-responsabilité R et A.
C-onsulted
Les parties prenantes tagguées C, pour Consulted, ont à être consultées sur le domaine d’intervention, l’activité ou la tâche mentionné.e. La consultation de la partie prenante doit être effective, et sa contribution vérifiable : c’est un rôle actif.
I-nformed
Les parties prenantes tagguées I, pour Informed, ont à être informées sur le domaine d’intervention, l’activité ou la tâche mentionné.e. L’information de la partie prenante doit être effective et vérifiable. Cette partie prenante joue un rôle passif.
Une matrice légendée
Il est à noter que selon le contexte du projet, et notamment s’il est francophone ou anglophone, les lettres peuvent présenter des nuances en termes de définition.
Il faut donc veiller à lever les ambiguïtés éventuelles en rappelant systématiquement ce que chaque lettre signifie dans le contexte du projet considéré, par une légende explicite.
Il est également requis de préciser le rôle, la mission et les particularités éventuelles associées à la lettre R, A, C ou I : le terme correspondant à la lettre ne suffit pas.
Les variantes de matrice
1/ RASCI
La lettre S signifie Supported dans la variante RASCI. La partie prenante tagguée S fournit généralement des moyens humains et/ou matériels à celles tagguées R.
Elle a les mêmes objectifs en termes de réalisation d’actions, mais pas la même responsabilité en tant que partie prenante puisque son rôle actif sur le projet est d’aider autrui.
En corollaire de la matrice, il est vivement recommandé de s’assurer que la partie prenante est bien engagée dans la fourniture du support idoine : il y a une notion d’obligation derrière cette lettre.
2/ RACI-VS
Les lettres V et S, pour Verifier et Signatory (ou Sign-Off), sont utilisables dans la variante RACI-VS. Cette variante est essentiellement mise en œuvre sur les projets pour lesquels le SMQ est déterminant (Système de Management de la Qualité)
La partie prenante tagguée V est en charge de vérifier la qualité de la réalisation portée par celles tagguées R, c’est-à-dire l’adéquation avec les critères d’acceptation du client.
La partie prenante tagguée S supervise l’ensemble des responsabilités et approuve les conclusions de celle tagguée V.
Attention à bien distinguer A et S en termes de prise de décision.
3/ RACI+F
La lettre F, pour Facilitator, est parfois utilisée dans la variante RACI+F. Cette approche est strictement réservée aux projets délivrés selon la méthodologie Agile.
La partie prenante tagguée F joue un rôle de facilitation et de soutien au sein d’un dispositif projet Agile.
La lettre F adresse généralement les thématiques du Scrum Mastering ou du Coaching.
Attention cependant à l’usage de cette variante RACI+F : elle peut apparaître pertinente mais elle ne fait pas l’unanimité chez les agilistes.
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